Regulamin świadczenia usług

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez fjord-mongoose z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 84/92, 00-514 Warszawa, zwanego dalej Usługodawcą.

Regulamin dotyczy usług związanych z organizacją wydarzeń biznesowych, w tym konferencji, szkoleń, eventów networkingowych, wyjazdów integracyjnych oraz innych form spotkań korporacyjnych.

2. Definicje

  • Usługodawca – fjord-mongoose, podmiot świadczący usługi organizacji wydarzeń
  • Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z usług Usługodawcy
  • Umowa – umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Klientem
  • Wydarzenie – konferencja, szkolenie, event networkingowy, wyjazd integracyjny lub inne spotkanie organizowane przez Usługodawcę na zlecenie Klienta

3. Zakres usług

Usługodawca świadczy usługi w zakresie:

  • Organizacji konferencji branżowych
  • Organizacji szkoleń wewnętrznych
  • Organizacji eventów networkingowych
  • Organizacji wyjazdów integracyjnych
  • Organizacji seminariów i warsztatów
  • Organizacji spotkań zarządów i rad

Szczegółowy zakres usług określany jest indywidualnie w umowie zawieranej z Klientem.

4. Proces zawarcia umowy

Proces świadczenia usług przebiega w następujących etapach:

  1. Klient przesyła zapytanie poprzez formularz kontaktowy lub drogą mailową
  2. Usługodawca kontaktuje się z Klientem w celu omówienia szczegółów wydarzenia
  3. Usługodawca przygotowuje i przesyła Klientowi ofertę
  4. Po akceptacji oferty Strony podpisują umowę o świadczenie usług
  5. Klient wpłaca zaliczkę zgodnie z warunkami umowy
  6. Usługodawca realizuje usługę zgodnie z umową

5. Cennik i warunki płatności

Ceny usług podane na stronie internetowej mają charakter orientacyjny i stanowią podstawę do przygotowania indywidualnej oferty.

Ostateczna cena ustalana jest w oparciu o:

  • Zakres świadczonych usług
  • Liczbę uczestników wydarzenia
  • Lokalizację wydarzenia
  • Termin realizacji
  • Specyficzne wymagania Klienta

Warunki płatności określane są w umowie. Zazwyczaj obejmują:

  • Zaliczkę w wysokości 30-50% wartości umowy, płatną po podpisaniu umowy
  • Pozostałą część płatną przed wydarzeniem lub w terminie określonym w umowie

6. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do:

  • Świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z umową
  • Zachowania terminów uzgodnionych z Klientem
  • Informowania Klienta o postępach w organizacji wydarzenia
  • Koordynacji działań wszystkich podmiotów zaangażowanych w realizację wydarzenia
  • Bieżącego rozwiązywania problemów powstałych w trakcie realizacji usługi

7. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

  • Terminowego dokonywania płatności zgodnie z umową
  • Przekazywania pełnych i rzetelnych informacji niezbędnych do realizacji usługi
  • Terminowego przekazywania materiałów niezbędnych do organizacji wydarzenia
  • Współpracy z Usługodawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usługi
  • Informowania Usługodawcy o wszelkich zmianach wpływających na zakres lub termin usługi

8. Zmiany i anulowanie umowy

Klient ma prawo do wprowadzenia zmian w zakresie usługi lub anulowania umowy z zastrzeżeniem poniższych warunków:

Zmiany w zakresie usługi

  • Zmiany zgłoszone więcej niż 30 dni przed wydarzeniem – bez dodatkowych opłat (o ile nie wpływają na koszty)
  • Zmiany zgłoszone 15-30 dni przed wydarzeniem – mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami
  • Zmiany zgłoszone mniej niż 15 dni przed wydarzeniem – akceptowane wyłącznie po uzgodnieniu z Usługodawcą

Anulowanie umowy przez Klienta

  • Powyżej 60 dni przed wydarzeniem – zwrot 80% wpłaconej zaliczki
  • 30-60 dni przed wydarzeniem – zwrot 50% wpłaconej zaliczki
  • Poniżej 30 dni przed wydarzeniem – brak zwrotu zaliczki

Usługodawca może anulować umowę w przypadku zaistnienia siły wyższej lub innych okoliczności uniemożliwiających realizację usługi. W takim przypadku Klient otrzymuje pełny zwrot wpłaconych środków.

9. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za prawidłową realizację usług objętych umową.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

  • Działania lub zaniechania podmiotów trzecich (hotele, firmy cateringowe, prelegenci), jeśli zostały wybrane przez Klienta
  • Szkody powstałe wskutek nieprzekazania przez Klienta niezbędnych informacji lub materiałów
  • Straty wynikające z anulowania lub zmiany terminu wydarzenia z przyczyn niezależnych od Usługodawcy
  • Szkody wynikające z siły wyższej

Odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia za usługę objętą umową.

10. Reklamacje

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą świadczonych usług w terminie 14 dni od daty wydarzenia.

Reklamacja powinna zawierać:

  • Dane Klienta
  • Opis przedmiotu reklamacji
  • Oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji

Reklamacje należy przesyłać na adres [email protected]

Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania.

11. Ochrona danych osobowych

Dane osobowe Klientów przetwarzane są zgodnie z Polityką prywatności dostępną na stronie internetowej Usługodawcy oraz zgodnie z przepisami RODO.

12. Prawa autorskie

Wszelkie materiały przygotowane przez Usługodawcę w ramach realizacji usługi (scenariusze, koncepcje, materiały promocyjne) podlegają ochronie prawa autorskiego.

Klient nabywa prawo do wykorzystania materiałów wyłącznie w zakresie objętym umową.

13. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany Regulaminu nie dotyczą umów zawartych przed datą wejścia w życie zmian.

Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 roku.